El efectivo de apertura es un calendario, no un total

La pregunta “¿cuánto cuesta abrir?” tiene una respuesta inútil: un número grande. La pregunta útil es “¿qué tengo que pagar, en qué fecha, y con qué dinero que ya está en la cuenta?”. Un presupuesto correcto puede quebrar igual si el depósito del contrato vence antes de que llegue el préstamo.

Haz la lista por fecha, no por categoría

Empieza con el contrato: depósito de garantía, renta del primer mes, meses de renta antes de abrir. Sigue con la obra: anticipo del contratista, pagos por avance, cambios. Luego el equipo: anticipos, entrega, instalación. Después permisos y licencias con sus tarifas, seguros con sus primas iniciales, punto de venta y servicios con sus instalaciones, el inventario inicial, la nómina de entrenamiento antes de vender nada, y las señales y la publicidad de apertura.

Asigna a cada línea la fecha en que sale el dinero. Sumar los pagos de un mes no te dice cuánto debe haber en la cuenta, porque los pagos y los ingresos no caen el mismo día. El cálculo útil es por fecha: saldo inicial + ingresos que ya están disponibles en esa fecha − obligaciones vencidas hasta esa fecha = saldo proyectado. Compáralo con una reserva mínima que tú fijes. Cuenta solo el efectivo que de verdad estará cobrado en la cuenta en esa fecha, no totales mensuales ni fondos propuestos.

Ejemplo ficticio. Saldo inicial el 1 de octubre: $60,000; reserva mínima: $10,000. Pagos: 5 de octubre, depósito y primera renta $18,000; 20 de octubre, anticipo del contratista $30,000; 15 de noviembre, equipo $25,000; 30 de noviembre, permisos y seguros $6,000. Ingreso: préstamo firmado de $50,000 que se deposita el 25 de noviembre. Saldo proyectado por fecha: 5 de octubre $42,000; 20 de octubre $12,000; 15 de noviembre −$13,000; 25 de noviembre $37,000; 30 de noviembre $31,000. Noviembre termina con $31,000 en positivo y, aun así, el pago del 15 de noviembre no se puede hacer. El saldo acumulado más bajo (−$13,000) y la reserva ($10,000) muestran la brecha de tiempo o de fondos: hacen falta $23,000 disponibles antes del 15 de noviembre, o mover el desembolso del préstamo o el pago del equipo. El saldo positivo a fin de mes no lo habría revelado.

Fondos confirmados, comprometidos y propuestos

Separa el dinero en tres columnas. Confirmado: está en la cuenta de la empresa. Comprometido: hay documentos firmados y una fecha de desembolso por escrito. Propuesto: una conversación, una carta de términos o una promesa. Solo la primera columna paga facturas. Si el plan solo cierra con la tercera, el plan no cierra todavía.

Un préstamo desembolsa neto de comisiones retenidas y suele tener una fecha de primer pago que llega antes de que el restaurante venda con normalidad. La calculadora de préstamos (en inglés) muestra el efectivo que realmente recibes y el pago mensual; ponlos en el calendario.

Los gastos de vida del dueño y la reserva

Durante la obra y los primeros meses el dueño también come y paga renta. Escribe esa cifra mensual en el calendario como una línea más. Añade una reserva para lo que no está en la lista: la inspección que pide un segundo lavamanos, el compresor que falla, la licencia que tarda. No hay una cifra universal para la reserva; el tamaño correcto depende de cuánta incertidumbre queda en tu obra y tus aprobaciones.

Prueba el retraso y las ventas bajas

Copia el calendario y mueve la apertura dos meses. ¿Qué pagos siguen saliendo (renta, seguros, préstamo, sueldos ya contratados) sin ninguna venta que entre? Luego, en la versión sin retraso, reduce las ventas del primer trimestre 20%. Si alguna de las dos versiones deja la cuenta en negativo, ese es el problema a resolver antes de firmar: más fondos confirmados, menos obra, una fecha de contratación posterior o un local distinto.

Cuando ya estás abierto

El calendario no termina en la apertura. Sigue mostrando, cada semana, el efectivo en el banco menos los pagos comprometidos antes de que entren las siguientes ventas. La tarjeta de indicadores del primer mes (en inglés) lo calcula junto con el porcentaje de personal y el costo de alimentos.

Las guías en inglés sobre el presupuesto con fechas de pago y el libro de trabajo gratuito de apertura tienen la hoja de cálculo completa. Las lecciones de matemáticas en español explican el punto de equilibrio y las ventas que exige cada costo.